รวบรวม 5 เรื่องที่เจ้าของกิจการมักเข้าใจผิดเกี่ยวกับใบลดหนี้
อ่านสั้นๆ
ใบลดหนี้ คือเอกสารเสริมประกอบใบกำกับภาษี หรือใบแจ้งหนี้ที่ใช้ต่อเมื่อมีการปรับลดราคาขาย คืนสินค้า ยกเลิกสัญญา หรือคืนเงินให้กับลูกค้า ที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงข้อตกลงการขายเดิม เมื่อเกิดกรณีเหล่านี้จึงต้องออกใบลดหนี้ทุกครั้ง โดยอ้างอิงจากใบกำกับภาษีใบเดิมที่เคยเปิดไว้ เพื่อให้มีเอกสารที่แสดงว่าได้รับของคืนหรือได้รับการคืนเงิน รวมไปถึงเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบจำนวนเงินที่ถูกต้องที่ลูกค้าจะต้องจ่ายเงิน
รวบรวม 5 เรื่องที่เจ้าของกิจการมักเข้าใจผิดเกี่ยวกับใบลดหนี้กับเหตุการณ์ต่อไปนี้คือ
จะออกใบลดหนี้ทำไม ใบกำกับภาษีก็แก้ได้
แต่ที่จริงแล้ว ใบกำกับภาษีไม่สามารถแก้ได้ เพราะการแก้ไขจะมีผลต่อภาษีขายที่เคยยื่นไป ดังนั้นหากมีการเปลี่ยนแปลงราคาขาย คืนสินค้า หรือคืนเงิน จะต้องออกใบลดหนี้เป็นเอกสารเพิ่มเติม เพื่อยืนยันว่ามีการเปลี่ยนแปลงยอดขายจากที่เคยตกลงกันไว้แต่แรก รวมถึงนำใบลดหนี้ส่งภาษีร่วมกับเอกสารขายอื่นๆ ในแบบ ภ.พ. 30 ที่จะใช้ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือนด้วย การทำเอกสารจึงจะเป็นระบบ ครบลูปของการทำเอกสารค้าขาย เจ้าของกิจการก็สามารถติดตามการปรับแก้ไขเอกสารและบริหารยอดขายที่แท้จริงของเอกสารได้ถูกต้องมากขึ้น
ธุรกิจที่จด VAT เท่านั้นถึงจะออกใบลดหนี้ได้
เจ้าของกิจการส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดว่าธุรกิจที่ไม่ได้จด VAT จะไม่สามารถทำใบลดหนี้ได้ ผลที่ตามมาคือไปแก้ไขที่ใบแจ้งหนี้หรือใบส่งสินค้าโดยตรง แต่จริงๆ แล้วธุรกิจที่จด VAT และไม่จด VAT (ในกรณีใบลดหนี้ ที่ไม่ใช่ ใบลดหนี้/ใบกำกับภาษี) สามารถทำใบลดหนี้ได้ ซึ่งการทำใบลดหนี้จะช่วยให้เห็นที่มาที่ไปของเอกสารรายได้ของธุรกิจ ทำให้มีการควบคุมที่ดีและสามารถติดตามความเปลี่ยนแปลงของเอกสารตามช่วงเวลาที่เกิดขึ้นได้
จะออกใบลดหนี้เมื่อไหร่ก็ได้
ตัวอย่างเช่น ธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้าในใบกำกับภาษีของเดือน 5 แต่ไปทำใบลดหนี้จริงในเดือน 8 ถือว่าไม่ถูกต้อง ที่ถูกต้องคือต้องออกใบลดหนี้หลังจากที่มีการเปลี่ยนแปลงราคาหรือคืนของภายในเดือนนั้นๆ และจำเป็นต้องยื่นภาษีเพิ่มเติมในเดือนที่ออกใบลดหนี้ย้อนหลังนั้น จึงจะทำให้ภาษีขายถูกต้อง
จ่ายค่าสินค้า หรือค่าบริการไปแล้ว ไม่ต้องออกใบลดหนี้ก็ได้
ในความเป็นจริงคือ เจ้าของธุรกิจต้องออกทุกกรณีที่มีการคืนเงินหรือเปลี่ยนสินค้า ยกตัวอย่างเช่น ลูกค้าซื้อของ 10 ชิ้น ชิ้นละ 10 บาท แต่ของชำรุด 2 ชิ้น ทำให้ต้องคืนเงิน 20 บาท กรณีนี้ต้องออกใบลดหนี้เพื่อแจ้งลูกค้าว่า เรายินดีรับของคืน และเป็นหลักฐานการคืนเงินให้กับลูกค้าแล้วในมูลค่าดังกล่าว
ออกใบลดหนี้เพื่อเคลียร์หนี้
ยกตัวอย่างเช่น ลูกค้ามาซื้อสินค้า หรือรับบริการไปจากธุรกิจแล้ว แต่ไม่มีความสามารถในการจ่ายเงินให้ตามที่ตกลงไว้ได้ กรณีนี้จะไม่สามารถออกใบลดหนี้เพื่อตัดยอดค้างรับออกไปได้ เพราะใบลดหนี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการเคลียร์หนี้ที่เก็บเงินไม่ได้ แต่ใช้สำหรับในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงราคา หรือคืนของเท่านั้น
ตัวอย่างใบลดหนี้ของโปรแกรม Prosoft iERP
ธุรกิจแบบไหนใช้ใบลดหนี้อย่างไร
รูปแบบธุรกิจที่ต้องใช้ใบลดหนี้บ่อยๆ คือ ธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจบริการ เมื่อการค้าขายมีการผิดเงื่อนไข หรือไม่เป็นไปตามข้อตกลง ยกตัวอย่างเคสแต่ละธุรกิจที่เจอบ่อยคือ
ธุรกิจซื้อมาขายไป
ที่เจอกันโดยทั่วไปคือ การขอส่งคืนสินค้า เช่น ขายสินค้าให้ลูกค้า 10 ชิ้น ชิ้นละ 10 บาท แต่สินค้าชำรุด ลูกค้าจึงนำสินค้ามาคืน 3 ชิ้นพร้อมขอคืนเงิน ผู้ขายก็จะต้องทำใบลดหนี้เพื่อรับคืนสินค้าดังกล่าว หรือกรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อจะต้องออกใบลดหนี้เพื่อลดยอดรับให้เหลือแค่ 70 บาท โดยออกใบลดหนี้ ณ วันที่ได้รับสินค้าคืน เพื่อให้ลูกค้าได้รับทราบว่ายอดที่ต้องจ่ายจริงเป็นเท่าไร
หรือในกรณีขายฝาก เช่น ส่งสินค้าไปฝากขาย 10 ชิ้น แต่ขายจริงได้ 8 ชิ้น ผู้ขายก็จะต้องทำใบลดหนี้เพื่อนับเฉพาะยอดขายที่ขายได้จริง จึงออกใบลดหนี้สำหรับของ 2 ชิ้น เป็นต้น
สำหรับธุรกิจที่ขายแบบเงินสด >> ออกใบลดหนี้ >> เตรียมเงินสดคืนลูกค้า
สำหรับธุรกิจที่ขายแบบเงินเชื่อ >> มี 2 กรณีคือ ได้รับเงินจากลูกค้าแล้ว หรือยังไม่ได้รับเงิน หากยังไม่ได้รับเงินจากลูกค้า แต่ลูกค้าต้องการคืนของ ก็ทำการออกใบลดหนี้และรับของคืนมา ส่วนผลต่างมูลค่าสินค้าก็ต้องทำใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ เพื่อสรุปยอดที่เปลี่ยนไปจากใบกำกับภาษีอีกครั้ง
ธุรกิจบริการ
แม้ไม่มีสินค้าอย่างเป็นรูปธรรมเหมือนธุรกิจซื้อมาขายไป แต่ก็จะเจอในเรื่องการเปลี่ยนแปลงราคา หรือสัญญาที่ไม่เป็นไปตามข้อตกลงหลังการให้บริการ เช่น ธุรกิจที่มีการวางเงินมัดจำ หรือจ่ายเงินล่วงหน้า อย่าง สปา โรงแรม เวดดิ้งสตูดิโอ ที่ขายแพ็กเกจให้บริการต่างๆ แล้วเกิดกรณีลูกค้าไม่พึงพอใจในคุณภาพการให้บริการ หรือมีการขอเปลี่ยนแปลง/ยกเลิกแพ็กเกจที่เคยซื้อไป แล้วมีการออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินไปแล้ว ก็จะต้องมีการออกใบลดหนี้และคืนเงินให้ใหม่
อีกตัวอย่างหนึ่งคือ ธุรกิจบริการจ้างเหมา ซึ่งอาจเกิดกรณีไม่สามารถจบงานได้ตามที่ตกลงกันไว้ เช่น บริษัทรับเหมาก่อสร้าง A รับสร้างอาคาร 3 หลัง ภายใน 3 เดือน แต่ทำไม่แล้วเสร็จตามเงื่อนไขสัญญาที่จะต้องส่งมอบงานครั้งสุดท้ายภายในระยะเวลาที่กำหนดได้ ทำให้ผู้ว่าจ้างไปจ้างผู้รับเหมา B มาทำให้งานเสร็จไวขึ้นตามแผนงาน และเปลี่ยนแปลงสัญญาเดิมกับผู้รับเหมา A เพื่อลดงานลง
กรณีนี้ผู้ว่าจ้างจะต้องทำเอกสารเพิ่มคือ เอกสารเพิ่มเติมส่วนแนบท้ายสัญญา ว่างานส่วนนี้ได้มีการส่งมอบงานต่อให้บริษัท B และทำใบลดหนี้เพื่ออ้างถึงงานส่วนสุดท้ายว่าเป็นมูลค่ากี่บาท ใบลดหนี้ก็จะนำไปใช้ในครั้งต่อไปที่มีการจ่ายให้กับผู้รับเหมา
ขอบคุณบทความจาก : flowaccount.com
ประกาศบทความโดย : www.prosofterp.com
