ปัญหาจึงมีว่า ต้องออกเมื่อ “ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ” เกิดขึ้นนั้นคือออกเมื่อใดจึงจะถูกต้อง ก็ต้องแยกการออกใบกำกับภาษีตามความรับผิดในกิจกรรมที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มนั้น ซึ่งได้บัญญัติไว้ตามมาตรา 78-78/3 แห่งประมวลรัษฎากร เช่น
(ก) กรณีขายสินค้า ก็ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อส่งมอบสินค้า เว้นแต่จะมีการโอนกรมสิทธิ์สินค้าได้รับชำระค่าสินค้า หรือได้ออกใบกำกับภาษีก่อนส่งมอบสินค้า ก็ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการกระทำนั้นๆ (มาตรา 78(1) แห่งประมวลรัษฎากร)
ตัวอย่างที่ 1 บริษัท ก. จำกัด ขายสินค้ามูลค่า 10,000 บาท ให้บริษัท ข. จำกัด ณ วันที่ ตกลงซื้อขาย บริษัท ข.ชำระค่าสินค่าก่อนเป็นเงิน 3,000 บาท โดยยังไม่มีการส่งมอบสินค้า ดังนั้น บริษัท ก.จะต้องออกใบกำกับภาษี ณ วันดังกล่าวตามจำนวนเงินที่ได้รับ 3,000 บาท (เพราะความรับผิดเกิดขึ้นแล้ว) และเมื่อบริษัท ก.ได้ส่งมอบสินค้าเมื่อใด ก็จะต้องออกใบกำกับภาษี ณ วันนั้นจากมูลค่า สินค้า 7,000 บาท เพราะความรับผิดฯที่เหลือทั้งหมดเกิดขึ้น ณ วันที่ส่งมอบสินค้า
(ข) กรณีการให้เช่าซื้อสินค้า ก็ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อถึงกำหนดชำระราคาตามงวดที่ถึงกำหนดชำระราคาสินค้า หรือได้ออกใบกำกับภาษีก่อนถึงกำหนดชำระราคาตามงวดฯ ก็ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการกระทำนั้นๆ (มาตรา 78(2) แห่งประมวลรัษฎากร)
ตัวอย่างที่ 2 บริษัท ค. จำกัด ให้เช่าซื้อรถยนต์โดยเก็บค่าเช่าซื้อทุกวันที่ 30 ของเดือน ดังนั้นเมื่อถึงวันที่ 30 ของทุกเดือน บริษัท ค. ก็ต้องออกใบกำกับภาษีทันทีไม่ว่าผู้เช่าซื้อจะชำระค่างวดแล้วหรือไม่ก็ตาม เพราะความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้นแล้ว อย่างไรก็ตาม ถ้าผู้เช่าซื้อนำเงินมาชำระค่างวดก่อนถึงเลากำหนด บริษัท ค.ก็ต้องออกใบกำกับภาษีตามจำนวนเงินค่างวดที่ได้รับชำระนั้น แม้ว่ายังไม่ถึงกำหนดเวลาชำระค่างวด เพราะความรับผิดเกิดขึ้นแล้ว
(ค) กรณีการให้บริการ ก็ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อได้รับชำระค่าบริการ เว้นแต่ได้มีการออกใบกำกับภาษี หรือได้ใช้บริการไม่ว่าโดยตนเองหรือบุคคลอื่นก่อนรับชำระค่าบริการ ก็ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการกระทำนั้นๆ (มาตรา 78/1แห่งประมวลรัษฎากร)
ตัวอย่างที่ 3 บริษัท ง. จำกัด ได้ทำสัญญารับจ้างจากส่วนราชการ โดยบริษัท ง. ได้ออกใบกำกับภาษีให้แก่ส่วนราชการก่อนได้รับค่าจ้างกรณีนี้ก็ย่อมกระทำได้เพราะความรับผิดในการเสียภาษีย่อมเกิดขึ้นทันทีเมื่อได้ออกใบกำกับภาษีแม้จะยังไม่ได้รับการชำระค่าบริการ
ตัวอย่างที่ 4 บริษัท จ. จำกัด ได้รับจ้างบริษัท ช. จำกัด โดยจะได้รับชำระค่าจ้างตามงวดซึ่งบริษัท ช. จ่ายค่าจ้างล่วงหน้าจำนวนหนึ่ง แล้วให้นำค่าจ้างล่วงหน้าเฉลี่ยไปหักออกจากค่าบริการที่จะได้รับชำระในแต่ละงวด กรณีนี้ บริษัท จ. ต้องออกใบกำกับภาษีทันทีเมื่อได้รับค่าจ้างล่วงหน้าตามจำนวนเงินที่ได้รับนั้น แม้จะยังไม่ได้ลงมือทำงาน และเมื่อได้รับคาจ้างตามงวดก็ต้องออกใบกำกับภาษีตามค่าจ้างที่ได้รับค่าจ้าง(หลังหักค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเฉลี่ยออกแล้ว) เพราะความรับผิดในการเสียภาษีเกิดขึ้นเมื่อได้รับชำระค่าบริการ
ตัวอย่างที่ 5 บริษัท ฉ. จำกัด ได้รับเหมาก่อสร้างอาคารให้แก่บริษัท ช.จำกัด ผู้ว่าจ้าง โดยบริษัท ฉ. ได้ก่อสร้างอาคารเสร็จแล้ว แต่ยังไม่ได้รับชำระค่าจ้าง บริษัท ฉ. จึงยังไม่ต้องออกใบกำกับภาษีเพราะยังไม่ได้รับชำระค่าจ้าง เว้นแต่ประสงค์จะออกใบกำกับภาษีก่อนรับชำระค่าจ้างก็กระทำได้ (แต่หากไม่ออกก็ไม่ผิดแต่อย่างใด)
2.การออกใบเสร็จรับเงิน
มาตรา 105 แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดไว้ว่า ให้ผู้ขาย ผู้ให้เช่าซื้อ ผู้รับเงิน หรือผู้รับชำระราคา ต้องออกใบรับให้แก่ผู้ซื้อ ผู้เช่าซื้อ ผู้จ่ายเงิน หรือผู้ชำระราคา ในทันทีทุกคราวที่รับชำระราคาไม่ว่าจะมีการเรียกร้องให้ออกใบรับหรือไม่ก็ตาม แต่มีเงื่อนไขจำนวนเงินที่ต้องออกใบรับตามกฎหมายดังกล่าว กล่าวคือ ถ้าเป็นผู้ประกอบการรายย่อยตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 154) ฯ ต้องออกใบเสร็จรับเงินเมื่อขายสินค้าหรือให้บริการแต่ละครั้งเกิน 100 บาท
สำหรับความรับผิดในกรณีที่ไม่มีการออกใบรับก็คือ ต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 500 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือทั้งจำทั้งปรับตามมาตรา 127 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร
ดังนั้น การออกใบเสร็จรับเงิน จึงต้องออกเมื่อมีการรับเงินนั่นเอง
อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งได้ออกใบกำกับภาษีที่มีข้อความแสดงว่าได้รับเงินหรือรับชำระราคาแล้ว จะถือเอาใบกำกับภาษีนั้นเป็นใบรับก็ได้ (มาตรา 105 วรรคสาม แห่งประมวลรัษฎากร)
จะเห็นได้ว่าหากเข้าใจหลักการใช้ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินให้ถูกต้องแล้วว่าจะต้องออกเมื่อไหร่ หรือว่าออกอย่างไรแล้ว ก็จะไม่มีประเด็นให้ต้องกังวลใจอย่างแน่นอน
ขอบคุณบทความจาก :: สรรพากรสาส์น
ประกาศบทความโดย :: www.prosofterp.com 
ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ประกอบกิจการขายสินค้าหรือให้บริการ มักจะมีปัญหาเกี่ยวกับเอกสารทางภาษีที่จะต้องออกให้กับลูกค้าเสมอโดยเฉพาะใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน ซึ่งมักจะต้องระมัดระวังว่าจะต้องออกเมื่อใดหรือออกอย่างไรจึงจะไม่ผิดพลาดทำให้ต้องรับผิดเสียเบี้ยปรับเงินเพิ่มได้ จึงขอสรุปหลักเกณฑ์เพื่อให้จดจำง่ายๆ และสามารถนำไปใช้ได้อย่างถูกต้อง ดังนี้
